Québecor

Tripler le taux de réservation de bureaux grâce à elia

Vue d'ensemble

Lieu : Montréal
Industrie : Télécommunications
Employés : 10 000

Défis

Besoin d'une solution de réservation de bureau qui favorise la collaboration
Besoin d'un outil simple, intuitif et facile à déployer

Résultats

Solution

Lancement d'un projet pilote de déploiement d'elia pour quelques équipes sélectionnées dans deux bureaux au Québec.

Résultats

Augmentation de 304 % des réservations de bureaux et de salles de réunion suite au déploiement d'elia

À propos de Québecor

Chef de file canadien des télécommunications, du divertissement, des médias d’information et de la culture, Québecor est l’une des entreprises de communication intégrées les plus performantes de l’industrie.

La société réunit des marques fortes telles que Vidéotron, TVA, Le Journal de Montréal et Le Journal de Québec, en plus d’être active dans l’édition de magazines et de livres, l’affichage, les services cinématographiques et télévisuels, la production de disque et la distribution de produits culturels.

Québecor emploie plus de 10 000 personnes au Canada. Situé à Montréal, son siège social met à profit son vaste réseau d’experts au service des différentes filiales de l’organisation. Plusieurs de ses employés bénéficient de la flexibilité qu’offre le travail hybride et peuvent donc opter pour travailler 100% au bureau, 100% à la maison, ou une combinaison des deux.

Encourager le travail en présentiel grâce à la réservation

Le travail hybride offre une flexibilité précieuse aux employés, mais cela peut également engendrer une grande frustration : celle de se déplacer jusqu'au bureau, pour finalement passer toute la journée en réunions virtuelles avec des collègues à la maison.

C’est pourquoi le travail hybride est optimal lorsque la synchronisation des équipes est possible. Avec elia, les employés peuvent voir les réservations de leurs collègues et coordonner leurs présences au bureau de manière plus efficace. Cela permet d'optimiser les déplacements des employés, en favorisant les rencontres physiques lorsqu'elles apportent une réelle valeur ajoutée.

C’est cette synchronisation qui a permis à Québecor de tripler le nombre de réservations de postes de travail et de salles de rencontres en seulement quelques mois. En effet, depuis le déploiement d’elia au sein de deux de ses sites, Québecor a vu une augmentation moyenne de 304% des réservations.

Cette augmentation se traduit en des journées de travail en présentiel plus productives et plus agréables pour les employés de Québecor. Cette donnée témoigne aussi de la convivialité de la plateforme elia, qui offre une interface simple et intuitive qui facilite son adoption par les employés.

Le système de réservation elia est d’une grande simplicité ! Pas besoin de formation pour les utilisateurs, le plan de l’étage désiré apparaît et il ne s’agit que de sélectionner le poste souhaité. Les peu de fois ou nous avons eu besoin du support lors du déploiement, l’équipe de GPHY a toujours été facile à rejoindre et a répondu très rapidement.

- Michelle D'Arcy, Directrice des opérations immobilières chez Québecor

Favoriser la collaboration au sein du bureau

Pour accueillir ses nombreux employés, Québecor dispose de plusieurs grands sites et bureaux. Cependant, le travail hybride a rendu difficile la localisation des collègues au sein du bureau, car ils n'ont souvent plus de bureau attitré.

Grâce à elia, les employés peuvent maintenant se fier aux réservations de leurs collègues pour les localiser au sein du bureau. Ceci leur permet de réserver un poste de travail près de leur coéquipier, ou simplement d’aller à leur rencontre pour une discussion en personne. Ceci permet de recréer les rencontres de corridor qui se font plus rares depuis l’arrivée du télétravail, mais qui apportent tant de valeur aux employés et aux employeurs.

« J'adore réserver mon bureau avec elia, c'est simple et rapide ! En quelques clics, je peux réserver ma place et voir qui sera dans le bureau avec moi. La planificatrice en moi est ravie de pouvoir planifier mes journées de bureau à l'avance et de pouvoir facilement modifier mes réservations si nécessaire. »
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- Audrey, Ressources humaines chez Québecor

Des avis utilisateurs à grande échelle

Enfin, le partenariat entre GPHY, l'entreprise derrière elia, et Québecor permet à la startup de récolter l’avis des utilisateurs à plus grande échelle que ce qui était possible auparavant. En effet, en sondant des employés de différents départements et différents sites, il est maintenant possible de peindre un portrait plus global de l’appréciation de la plateforme elia et des besoins des différentes équipes au sein d’une grande entreprise.

Ce sont ces commentaires clients qui permettent à elia d’évoluer et de s’adapter aux besoins des entreprises qu’elle a l’honneur de servir. En retour, Québecor, ce fleuron québécois, est maintenant mieux équipé que jamais pour optimiser le travail hybride et encourager la collaboration en personne dans cette nouvelle réalité.